Quando ocorre a emissão de uma nota fiscal eletrônica é gerado um arquivo no formato XML, que será remetido à Secretaria da Fazenda para a aprovação da operação.
Esse arquivo digital fica armazenado nos bancos de dados da SEFAZ, facilitando as consultas e permitindo revisões e averiguações a qualquer momento por parte da fiscalização.
Essa ferramenta possibilitou avanços tecnológicos que colaboram com:
- eliminação de erros,
- armazenamento digital,
- automação nos processos de remessa e consultas,
- agilidade nas operações,
- diminuição das sonegações.
Também contribui com as empresas, que se beneficiam do sistema, pois muitos dos processos são corrigidos a tempo, evitando multas e penalidades.
Neste post apresentamos o XML e a sua importância. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!
O que é arquivo XML?
O formato XML, do inglês Extensible Markup Language, é um tipo de arquivo de texto utilizado pela SEFAZ para armazenar as informações fiscais das operações comerciais.
Todos os sistemas desenvolvidos para emissão da NF-e precisam utilizar esse formato para possibilitar o envio e autenticação do documento.
Pode-se dizer que ele é a verdadeira nota fiscal, que além de armazenada na SEFAZ, também precisa ficar por 5 anos salva em algum dispositivo na empresa que a emitiu.
O que é DANFe?
Além do arquivo XML, existe ainda o DANFe – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, que é utilizado para o transporte dos produtos.
No entanto, esse documento, como o próprio nome deixa claro, serve apenas como auxiliar, ou seja, para facilitar o processo nos casos em que o conteúdo da nota fiscal precisa ser apresentada.
Nesse documento consta a chave de acesso que permite a consulta da NF-e e inclusive a possibilidade de se fazer o download do arquivo eletrônico.
A importância desse formato
Como já mencionado, o XML é a própria e verdadeira nota fiscal, portanto é o documento oficial que especifica:
- nome do cliente,
- endereço,
- dados fiscais do cliente,
- produtos comercializados,
- preços,
- impostos,
- peso,
- transportadora e veículo responsável pelo transporte,
- outros dados relacionados à transação comercial.
A sua digitalização permite que a fiscalização possa desenvolver os trabalhos de maneira mais fácil e ágil, reconhecendo imediatamente possíveis fraudes e problemas.
Vantagens do XML para o emissor
O XML apresenta também vantagens para o emissor, uma vez que diminui substancialmente os custos com impressão e formulários específicos.
Também os arquivamentos dos papéis deixam de existir, uma vez que os dados podem ser guardados em dispositivos de backups ou em data centers especializados no assunto.
Com isso, diminuem-se os gastos com espaços, manutenção e preservação das notas, que até então precisavam ficar arquivadas pelo período de 5 anos.
Outro ponto positivo são as correções que podem ser percebidas e estabelecidas rapidamente, diminuindo a burocracia e as despesas associadas aos erros e enganos.
A tecnologia agilizando processos e diminuindo a burocracia
O XML é apenas um bom exemplo de como a tecnologia pode colaborar com a diminuição da burocracia e na agilidade dos processos.
Processos que antes demandavam formulários, sistemas específicos para a sua emissão e todo um processo complicado quanto a possíveis estornos ou acertos agora são passíveis de correção com grandes facilidades.
Além disso, o próprio sistema do SEFAZ realiza consistências dos dados e solicita suas correções de forma automática, diminuindo significativamente os erros.
Agora que você já conhece a importância do XML, continue conosco e leia nosso post que mostra como a LGPD impacta o transporte de cargas!