A recepção de mercadorias é a primeira etapa quando da chegada de produtos em sua empresa.
Se essa área não estiver bem estruturada, os problemas surgirão na sequência, envolvendo toda a intralogística e demais setores, em que as seguintes situações podem ocorrer:
- os produtos recebidos não são os comprados,
- retrabalho e negociação com fornecedores pelas inconsistências entre a nota fiscal e a mercadoria entregue,
- falta de produtos estratégicos no estoque,
- estoque de produtos de baixo giro acima do necessário,
- aborrecimentos e prejuízos pela falta de metodologia no processo.
Como se observa, os cuidados nessa etapa da logística são fundamentais para se evitar sérios problemas que podem comprometer os resultados da operação.
A rigorosidade na aplicação de uma metodologia de recepção de materiais impede que fornecedores venham a enviar produtos não solicitados, evita problemas com furtos e elimina as possibilidades de erros e problemas no controle de estoque.
Neste post apresentamos detalhes para tornar o processo de recepção de mercadorias mais efetivo, garantindo qualidade e profissionalismo. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!
O que faz a área de recepção de mercadorias?
A área de recepção de mercadorias é aquela responsável no atendimento dos veículos que trazem produtos adquiridos pela empresa, e que garante que as entregas correspondem com aquilo que foi comprado e estabelecido na negociação.
Para isso, uma metodologia e regras claras precisam ser definidas, onde ações devem ser tomadas a partir de situações previamente avaliadas.
Os profissionais da área precisam saber o que fazer, quando:
- os produtos estão avariados,
- há produtos em desacordo com a ordem de compra,
- a nota fiscal não bate com os produtos entregues,
- os valores e impostos estão em desacordo com o combinado,
- há não conformidades com os procedimentos da empresa transportadora.
De acordo com as regras estabelecidas, a carga pode ser devolvida ou o assunto entregue aos responsáveis pela área de Compras.
Como criar um processo de recepção de mercadorias?
O processo ou método para a recepção de mercadorias deve considerar as seguintes ações:
Plano e agendamento de entregas
Uma forma de preparar os espaços e a equipe de profissionais para receber as mercadorias está no agendamento das entregas, ou seja, estabeleça horários que possibilitem um bom trabalho de conferência e qualidade na movimentação e armazenamento dos produtos.
Regras e normas estabelecidas para as não conformidades
A equipe deverá saber o que fazer diante das situações que fogem da normalidade dos processos de entregas.
Para isso, é indispensável que as regras e normas sejam do conhecimento dos profissionais envolvidos, o que somente será possível através de uma capacitação da equipe a esse respeito.
Além dos itens já citados neste post que precisam ser cumpridos, também deve-se prever normas de comportamento dos colaboradores das transportadoras, garantindo a segurança física das pessoas e evitando tumultos e atitudes não condizentes com o ambiente.
Integração dos setores
A área de recepção de mercadorias precisa ter um canal de comunicação aberto com a área de Compras, para consultas e troca de informações, bem como com os outros setores da Logística.
É fundamental que uma cópia da ordem de compras esteja à disposição da recepção, para que a conferência possa ser realizada com qualidade, evitando os já citados problemas que podem ocorrer.
Uso da tecnologia
Treine sua equipe para a utilização das tecnologias disponíveis que facilitam e agilizam os processos de conferência das mercadorias.
Além de evitar erros e enganos, esses equipamentos e sistemas colaboram efetivamente na diminuição dos problemas e automatizam os processos de controles e administração do estoque, facilitando os trabalhos e possibilitando produtividade.
Além de evitar erros e enganos, esses equipamentos e sistemas colaboram efetivamente na diminuição dos problemas e automatizam os processos de controles e administração do estoque, facilitando os trabalhos, possibilitando produtividade e garantindo a entrega do produto ao cliente dentro do combinado.
Para que estas entregas sejam mais uma etapa de sucesso, já é possível contar com soluções de envios que oferecem serviços especializados para lojas virtuais e físicas. É o caso da CARGOBR, que possui uma plataforma com várias opções em frete e integração com transportadoras.
Agora que você já sabe da importância e de como uma recepção de mercadorias deve funcionar para garantir qualidade na operação, continue conosco e leia nosso post que apresenta a logística industrial e a sua importância!