O cadastro de produtos é fundamental para as operações e negócios realizados pelas empresas.
Esse cadastro é utilizado diariamente e aplicado em muitas situações dos processos empresariais, tais como:
- compras,
- vendas,
- estatísticas,
- estoques,
- custos,
- logística.
Portanto, é fundamental a sua qualidade, onde todos os profissionais que necessitam de alguma informação, possam reconhecer facilmente através da sua descrição o que estejam buscando.
No entanto, a otimização do cadastro de produtos é mais que isso, pois esses mesmos dados precisam ser reconhecidos por outras organizações, que dependem deles para os seus processos internos.
Neste post, trataremos da otimização dessas informações. Continue lendo e saiba mais sobre esse importante assunto!
O que fazer para otimizar o cadastro de produtos?
O cadastro de produtos precisa ser tratado com atenção, para poder oferecer qualidade aos usuários que necessitem das informações. Para isso, ele necessita:
Possuir código de barras
A utilização de código de barras no cadastro de produtos é fundamental para facilitar todos os processos que envolvam determinado material.
É através do código de barras que muitas empresas processam a movimentação dos materiais, utilizando leitores automatizados que facilitam a operação.
O código de barras colabora efetivamente com:
- gerenciamento dos produtos,
- agilidade nos processos de contagem e conferência,
- produtividade dos colaboradores,
- melhoria no relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros de negócios.
Categorizar os produtos
Criar grupos e subgrupos de categorias dos produtos é uma maneira inteligente e prática de organizar os estoques e analisar as informações.
Essa atitude permite o acompanhamento do desempenho de determinado grupo de produtos, facilitando a tomada de decisão com relação às estratégias a serem implementadas por parte dos gestores.
Cuidar com a descrição dos produtos
A descrição no cadastro de produtos precisa receber uma atenção especial.
Um padrão precisa ser criado facilitando a busca de informações, por isso é importante verificar:
- abreviações,
- forma numeral ou escrita de descritivos que possuam números,
- acentuação,
- letras maiúsculas ou minúsculas.
Todos esses detalhes, que a princípio não parecem ter grande importância, acabam causando grandes problemas por erros de interpretação. Portanto, esse assunto precisa ser tratado com prioridade.
Treinar os colaboradores envolvidos no processo
O treinamento dos colaboradores, que atuam nos processos envolvendo o cadastro de produtos, é fundamental para que todos tenham o mesmo entendimento das políticas adotadas no desenvolvimento das tarefas.
Além disso, é importante criar um pequeno manual com as regras estabelecidas nos processos de cadastramento, facilitando a compreensão e servindo como material de consulta em casos de dúvidas.
Manter o cadastro atualizado
É fundamental manter sempre o cadastro atualizado, ou seja, não permitir que um produto esteja cadastrado mais de uma vez no banco de dados.
Por fim, desabilite ou inative produtos que foram descontinuados pela empresa e acima de tudo, quando algum erro ou engano for percebido, atualize imediatamente os dados, evitando que os usuários possam se equivocar em seus trabalhos.
Como se observa, não existem grandes dificuldades em otimizar o cadastro de produtos da empresa. No entanto, é preciso vigilância constante e muita atenção com os possíveis erros que podem acontecer.
Lembre-se, somos humanos e passíveis de enganos. Portanto, esteja sempre atento e mantenha atualizada as informações.
A área logística depende muito desses cadastros para cumprir suas obrigações com qualidade, por isso ela conta com os responsáveis pela manutenção das informações.
Agora que você já sabe sobre a importância do cadastro de produtos de sua empresa, assine nossa newsletter e receba outros posts com assuntos que colaboram com a melhoria dos processos do seu empreendimento!