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Mapeamento de processos: a solução para o sucesso

O mapeamento de processos é um tema diretamente ligado à organização e produtividade de um empreendimento.

A partir do seu desenvolvimento, que por si só irá ajudar a localizar erros e problemas nas tarefas, sua empresa conhecerá e determinará as melhores práticas para que os processos atinjam seus objetivos em menor espaço de tempo e com mais qualidade.

Para isso, é preciso realizar um estudo criterioso sobre todas as atividades desenvolvidas na empresa:

  • conhecendo os objetivos da sua realização,
  • eliminando ações desnecessárias, 
  • buscando o melhor formato para seu desenvolvimento.

Segundo o SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, muitos empreendedores focam no produto ou serviço e no mercado de atuação, no entanto, acabam esquecendo da qualidade dos processos que repercutem diretamente na satisfação do cliente.

Nesse post, apresentamos o mapeamento de processos e o quanto ele é importante para o sucesso do seu empreendimento. Continue lendo e saiba mais a esse respeito!

O que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é o ato de identificar qual é a sequência que precisa ser seguida para que as tarefas sejam concluídas no tempo e com a qualidade desejada.

Além disso, são avaliados todos os elementos que interagem no fluxo de trabalho, quando são organizados, para que cumpram a sua parte para o atingimento dos objetivos.

Os resultados obtidos no desenvolvimento desse trabalho culminam com:

  • compreensão das tarefas,
  • melhora no processo,
  • documentação das atividades,
  • padronização,
  • mudanças colaborativas para melhoria constante.

Essa atividade irá apresentar onde estão os chamados “gargalos”, ou seja, os impeditivos que não permitem o atingimento de resultados esperados.

A partir do estudo da situação, consegue-se localizar os motivos para o problema e o que precisa ser feito para resolvê-lo.

Como mapear os processos de uma empresa?

O mapeamento de processos, como já mencionado, exige esforço e dedicação, onde ações importantes precisam ser realizadas, conforme apresentamos na sequência:

Identificação do processo a ser mapeado

Obedecendo a uma ordem prioritária para que os maiores problemas sejam resolvidos rapidamente, é importante identificar e definir quais processos serão mapeados.

Verificação dos profissionais envolvidos

Após a definição do processo a ser trabalhado, deve-se identificar quais colaboradores e setores estão envolvidos nas tarefas relacionadas ao assunto a ser mapeado.

Desenvolvimento dos mapas segundo cada setor e profissional envolvido

Conversando com os profissionais envolvidos, mapeiam-se as tarefas realizadas por cada setor, observando-se:

  • por onde se inicia a tarefa,
  • atividades realizadas,
  • encaminhamento.

Identificação dos problemas e desconexões

Após compreender e mapear as atividades de todos os profissionais envolvidos no processo, deve-se localizar possíveis problemas e desconexões.

Essa avaliação tem por objetivo verificar o que pode ser feito para facilitar as tarefas, onde, em muitas ocasiões, mudanças nas operações precisam ser realizadas para que todos os envolvidos tenham condições de melhorar a performance e os resultados.

Desenvolvimento do mapa ideal

A partir da identificação, análise e conversas com os envolvidos, é hora de desenvolver o mapa ideal, ou seja, aquele que passará a vigorar com relação à tarefa que está sendo trabalhada.

Implantação e treinamento dos envolvidos

A apresentação do mapeamento de processos e o treinamento da equipe com relação às obrigações e métodos a serem adotados deve ser realizada para, na sequência, ser efetivamente implantado o novo formato de atuação.

Acompanhamento e medição dos resultados

Após a implantação, é fundamental que seja verificado na prática aquilo que foi definido nos estudos e análises.

As correções devem ser realizadas e a documentação precisa ser atualizada nos casos de mudanças, o que é comum e faz parte dos trabalhos envolvendo o mapeamento de processos.

Toda essa atividade irá organizar as tarefas desenvolvidas na empresa, melhorando os processos e colaborando para a qualidade e resultados do empreendimento.

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