Você já ouviu falar em integração EDI e na sua importância para garantir informações corretas e precisas entre embarcador e transportadora?
Um dos maiores problemas encontrados nas tarefas que envolvem duas ou mais empresas está no não entendimento, imprecisão ou erro nas informações.
A partir de interpretações ou entendimentos equivocados, surgem o retrabalho e custos adicionais, a partir de processos que, aparentemente, seriam de fácil resolução.
Bastante comum na área logística, os erros e enganos são os responsáveis por riscos e problemas sérios que podem acarretar prejuízos.
Essas situações normalmente ocorrem pela falta ou erros nas informações, que poderiam ser resolvidas através da integração EDI. Para saber mais a respeito, continue lendo nosso post e confira!
O que é integração EDI?
A sigla EDI vem do inglês Electronic Data Interchange, que significa Intercâmbio Eletrônico de Dados.
Sua função é fazer com que dados armazenados em sistemas independentes de duas empresas, como, por exemplo, embarcador e transportador, possam ser trocados, garantindo a qualidade das informações transmitidas.
Isso significa que um embarcador pode enviar solicitações de entregas de forma digital para uma transportadora, que recebe e toma as providências para realizar o serviço contratado.
Todos os detalhes a respeito da solicitação são enviados eletronicamente utilizando os dados armazenados nos sistemas da embarcadora para o banco de dados da transportadora, garantindo qualidade, segurança e integridade das informações.
A importância da integração EDI nesse processo
A integração EDI é a tecnologia que permite que a troca de informações aconteça da maneira correta, estabelecendo padrões e formatos que possibilitem esse serviço.
Ela utiliza um padrão de layout, ou seja, disposição e sequência lógica de campos a serem transmitidos e recebidos, que possam ser reconhecidos pelo outro sistema.
Esse padrão se chama PROCEDA e, através da sua implantação, é possível que informações sejam trocadas entre embarcador e transportadora, agilizando e garantindo qualidade nas seguintes tarefas:
- conhecimento de transportes,
- dados das notas fiscais,
- dados para pagamentos dos serviços prestados,
- entregas realizadas,
- espelhos de faturas de cobrança,
- ocorrências e eventos das entregas,
- solicitação de coletas.
A eliminação de erros com a integração EDI
A partir da integração EDI, onde sistemas trocam as informações de forma automática, utilizando os dados armazenados em suas plataformas, a diminuição de erros é perceptível imediatamente.
Com o uso do EDI, problemas conhecidos e que sempre causaram grandes transtornos, desconfianças e desentendimentos entre as partes estão vencidos, tais como:
- erros de emissão da documentação fiscal,
- cobranças indevidas,
- endereços e informações erradas,
- erros nas dimensões e peso das mercadorias.
Benefícios com a integração EDI
Possivelmente você já deve ter se localizado nos problemas que ocorrem entre embarcadores e transportadoras, quando discussões infrutíferas tentam achar culpados para determinadas ocorrências.
A integração EDI traz muitos benefícios, nos quais devem ser destacados:
- agilidade – todas as informações são enviadas eletronicamente, no momento em que estão disponíveis,
- diminuição de erros – os dados são únicos e não precisam ser digitados novamente,
- produtividade – a equipe ganha em tempo, dedicando-se a outras atividades que não a organização e transmissão de informações de forma manual,
- comunicação – os contatos são esporádicos, pois todo o processo é monitorado pelo próprio sistema, melhorando significativamente a comunicação,
- redução de custos – especialmente no que se refere a retrabalhos e prejuízos que tenham sua origem nos erros de informações.
Seguir os caminhos da tecnologia e investir na automação dos processos precisam fazer parte das estratégias dos embarcadores e transportadoras, portanto, avalie essa possibilidade e pense a respeito!
Agora que você já sabe o que é integração EDI, continue conosco e leia nosso post que mostra qual a melhor alternativa para enfrentar mais uma greve dos Correios.