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A diferença entre estoque fantasma e estoque negativo

A diferença entre estoque fantasma e estoque negativo

Tanto o estoque negativo como o fantasma podem causar sérios problemas para a gestão logística.

Apesar de serem situações diferentes, os dois acabam afetando os controles e podem impactar a área de faturamento e, consequentemente, o fluxo de caixa da empresa.

Essas duas situações também influenciam na tomada de decisão dos gestores, pois, acabam trazendo dados que não batem, quando comparados os estoques físicos com os registrados nos sistemas envolvendo operações de vendas.

Em alguns casos, ambos comprometem ainda os indicadores de desempenho da logística, quando a empresa passa a operar com riscos, afinal, os controles perdem a credibilidade e é possível que a imagem da empresa fique comprometida junto ao mercado.

Neste post, apresentamos as diferenças entre estoque negativo e fantasma, além de suas consequências. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!

O que é estoque negativo?

O estoque negativo demonstra imediatamente que algum problema está acontecendo na relação entre a área de vendas e de compras ou produtiva.

A empresa está vendendo produtos que não existem efetivamente no estoque, ou seja, o pedido terá que aguardar a entrada da mercadoria para poder ser atendido junto ao cliente.

Esse procedimento pode ser estratégico e proposital, já que muitos sistemas possibilitam que produtos fiquem “reservados”.

Isso quer dizer que, apesar de não existir fisicamente, o produto tem previsão de chegada e a área comercial já está vendendo as mercadorias que ainda não deram entrada na empresa.

Existem riscos nessa operação. Além de dificultar a contabilização das contas, existe a possibilidade dos produtos não chegarem em função de problemas de ordem logística ou produtiva, ou ainda apresentarem mudanças de preços, o que pode inviabilizar as operações já fechadas com os clientes.

Como se diferencia do estoque fantasma?

O estoque negativo é diferente do fantasma. O segundo acontece quando os sistemas apontam a existência de produtos armazenados, no entanto, eles, de fato, não existem nos depósitos.

Essa situação é percebida, normalmente, quando a nota fiscal é emitida e, no momento da separação dos produtos, eles não estão presentes nos armazéns.

Como resultado há:

  • notas fiscais canceladas,
  • explicações para o cliente e tentativas de troca,
  • desgastes e desconfianças com possíveis problemas de furtos,
  • discussões,
  • insatisfação do mercado.

Normalmente o estoque fantasma ocorre por erros operacionais ou falhas no sistema.

Em resumo:

O estoque negativo diz respeito a consultar o sistema e verificar que determinada mercadoria está com -200 unidades disponíveis, ou seja, não apenas não existem mercadorias estocadas, como 200 delas já estão comprometidas com pedidos já processados.

Outra situação, a do estoque fantasma, é verificar o sistema e constar a presença da mercadoria nos estoques, porém, o material não é localizado no momento do atendimento do pedido.

Quais as principais causas do estoque negativo?

Como já mencionado, o estoque negativo em algumas situações faz parte do cotidiano de determinadas operações.

Especialmente nas empresas que possuem diariamente uma movimentação de grandes quantidades de produtos, ou seja, os materiais negativados já estão em processo de produção ou serão entregues nas próximas horas no depósito.

Diante dessa realidade, as vendas são liberadas e a área de logística precisa funcionar com alta precisão, contando sempre com um plano “B” nos casos de acidentes ou imprevistos que venham a impedir a chegada da tão esperada mercadoria, para dar prosseguimento ao atendimento ao cliente.

O fato é que os produtos fantasmas apontam erros e problemas que precisam ser corrigidos, enquanto que o estoque negativo pode ser proposital, mesmo diante dos riscos que a operação apresenta aos envolvidos.

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