Fazer o controle de estoque de uma pequena empresa é certamente um grande desafio. Se faltar produto, você deixa de vender. Se sobrar, você tem dinheiro parado no seu estoque. O controle de estoque deve ser feito baseado na análise de demanda do mercado, é necessário entender as preferências dos clientes.
As empresas que querem um controle de estoque mais apurado, na maioria dos casos, tem um profissional voltado para essa atividade, o estoquista. O estoquista é responsável pelo inventário (a contagem física do estoque), em casos de estoques grandes opta-se pela contagem de somente alguns itens por dia que podem ser aleatórios ou seguirem uma determinada lista.
A partir da contagem do inventário é possível:
- Otimizar as vendas: os vendedores ficam atualizados sobre a quantidade de produtos disponíveis e não corre-se o risco de vendas de produtos que não há entrega imediata com essa promessa.
- Reduzir as perdas e evitar desperdícios: com o controle de estoque você não corre o risco de comprar produtos que há o suficiente em seu estoque e deixar faltar aqueles que estão acabando no estoque, além de possibilitar a identificação de desvios de mercadoria, se houver diferença no número do inventário e do controle contábil é mais fácil verificar possíveis extravios de mercadoria.
- Evitar multas: se o FISCO detectar diferenças entre seu estoque real e o estoque declarado é possível que sua empresa receba multas altas.
Se você deseja saber mais sobre o trabalho do estoquista, confira aqui.
Quanto de estoque deve-se manter?
Para saber quanto de estoque você precisa manter é necessário analisar o tamanho do seu negócio, qual o tamanho para estocagem que você tem? Se seu espaço for pequeno, é possível que você compre seu estoque e pague uma taxa para seu fornecedor guardar ele para você e entregar a mercadoria conforme a sua necessidade.
É preciso pensar também no tipo de negócio que você tem, quais produtos devem ter a pronta entrega e quais produtos vendem mais em determinado período, por exemplo: se você tem uma loja de roupas e está iniciando o verão, de pouco vale fazer um estoque grande para o inverno, é necessário programar seu estoque para cada estação específica do ano.
Se seu negócio vende produtos perecíveis, como por exemplo, um supermercado, é necessário fazer as aquisições de mercadoria para o estoque, conforme a previsão de venda, se não se corre o risco de perder dinheiro, produtos vencidos geram prejuízos.
Se você deseja saber um pouco mais sobre estoques e seus tipos, não deixe de conferir esse post.
O que é necessário se perguntar:
É possível prever a demanda? Se for possível prever a demanda, o controle de estoque deve se basear pela quantidade necessária do produto para o período.
O preço é estável? Se há variação de preços e você tem um giro grande, vale a pena comprar quando o preço estiver menor.
Há desconto se comprar em maior quantidade? Se houver descontos significativos e você tiver capital que não fará falta no fluxo de caixa, aproveite o desconto!
Outro ponto essencial para um melhor controle de estoque é a contabilidade de custos que leva em conta o custo de aquisição e momento de saída da mercadoria, essas informações influenciam não apenas no controle de estoque, mas também nos lucros que a empresa obtém com a venda dos produtos.
Quais são os métodos de contabilidade de custos?
Os métodos mais conhecidos para a contabilidade de custos no controle de estoque são: PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), UEPS (último a entrar, primeiro a sair) e Custo Médio Ponderado, conheça cada um deles:
PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair):
O método de controle de estoque PEPS é originário da sigla FIFO, em inglês First In, First Out. Como o próprio nome sugere esse método vai dando baixa no estoque conforme o estoque mais antigo, a primeira unidade que foi comprada no estoque vai ser entregue ao finalizar uma venda.
No PEPS as saídas de produtos são feitas com base nos valores mais antigos, fazendo existir uma flutuação dos preços sobre os resultados, o que faz alguns contadores serem contra esse método.
As vantagens do controle de estoque por esse método são:
Os produtos vendidos são retirados do estoque de forma lógica e sistemática, o que facilita o controle de estoque.
O movimento do estoque é de forma organizada e contínua, o que é excelente principalmente em casos de produtos perecíveis, que se decompõe ou deteriora.
UEPS (último a entrar, primeiro a sair)
Esse método de controle de estoque é o contrário do PEPS, o último produto a entrar no estoque é o primeiro a sair quando vendido, o UEPS é um método polêmico, muito discutido por especialistas, pois o estoque final (últimos produtos que serão entregues) consiste nos produtos com custo menor.
O UEPS não é permitido no Brasil devido aos cálculos fiscais, ao ter alguma venda o valor debitado do custo de estoque é o valor do produto mais recente que entrou no estoque e não o custo de todos os produtos utilizados, reduzindo assim o lucro líquido da empresa e conseqüentemente o valor do imposto e da contribuição fiscal sobre o lucro.
Apesar de não ser permitido no Brasil, o UEPS é um método de controle de estoque muito utilizado nos Estados Unidos e Alemanha. De acordo com o UEPS, o estoque é avaliado no nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido na empresa.
Custo Médio Ponderado
O custo médio ponderado, também é conhecido como preço médio e é representado, como sugere o nome, por uma média de custos de aquisição, por exemplo: em novembro você comprou 100 produtos por R$ 200,00 ao todo que ainda estão em estoque e em dezembro 100 produtos, também em estoque, por R$ 240,00, no total você comprou 200 produtos por R$ 440,00, o custo médio do seu produto é de R$ 440,00 dividido por 200 produtos: R$ 2,20.
O custo médio divide-se em duas categorias: ponderado fixo e ponderado móvel.
Custo Médio Ponderado Móvel
Se sua empresa opta pelo controle de estoque por inventário com verificação freqüente, é necessário utilizar o custo médio ponderado móvel, pois os estoques são atualizados constantemente na contabilidade.
O custo médio ponderável móvel considera o preço de custo e os valores de cada unidade variam com a compra ou a produção de outros produtos de preço diferente. Quando a produção ou aquisição é maior, o valor da mercadoria também é, quando é menor, o valor também diminui.
Custo Médio Ponderado Fixo
Esse método de controle de estoque deve ser utilizado quando sua empresa faz controle de inventário em um único momento, como por exemplo, no final do mês, mas é calculado da mesma forma e os fatores não se diferenciam a não ser a freqüência da contagem do estoque.
Esperamos ter ajudado a melhorar o controle de estoque da sua empresa!