Como cumprir com prazos de entrega

Você, como embarcador, geralmente credita às empresas de carga a responsabilidade por atrasos ou pelo não cumprimento de prazos de entrega com seu cliente. Muitas vezes a culpa é mesmo da transportadora, mas você pode estar operando da forma errada ou deixando de se resguardar em relação àquilo que você promete para sua clientela. No final das contas, seu cliente verá sempre em você o culpado, e não na transportadora. Por isso mesmo, é de sua responsabilidade garantir que entregas cumpram prazos e, no caso de eventualidades, oferecer ao cliente alternativas viáveis para contornar a situação.

Mas como você pode cumprir melhor seus prazos de entrega e evitar conflitos, tanto com o cliente quanto com as transportadoras? A CARGOBR separou algumas dicas para lhe ajudar nessa tarefa.

Transparência e informação

Seja claro sobre os prazos de entrega previstos e estabelecidos, informando o cliente propriamente a respeito dos mesmos e alertando-o para a existência de possíveis eventualidades, no caso de greves, rotas mais complicadas ou problemas em relação à produção ou expedição. Faça o mesmo com a transportadora – o prestador de serviços precisa saber exatamente quais os prazos e condições envolvidas, até mesmo para que possa atender o frete de modo satisfatório e disponibilizar os recursos necessários.

Seja realista

Não prometa prazos de entrega que você não possa cumprir, ou avalie “de cabeça” os prazos sem haver cotado e averiguado as possibilidades junto às transportadoras que você pretende contratar. Muitos atrasos ocorrem porque embarcadores se comprometem a entregar itens a seus clientes em prazos irreais, que as transportadoras simplesmente não têm como cumprir.

Estabeleça médias

Os prazos de entrega devem seguir uma lógica e nada melhor, nesse caso, do que registrar e utilizar dados e médias construídos sobre entregas já realizadas para se chegar a prazos mais realistas e precisos, bons para o cliente, para você e também para a transportadora. Só é possível saber se um prazo é realmente razoável após algumas experiências. Transportadoras já o fazem, mas tanto melhor se você manter seu próprio controle.

Agilize o que é de sua responsabilidade

Muitos atrasos também ocorrem em razão da falta de documentos, mercadorias mal embaladas ou acondicionadas, descrições erradas e incompletas em relação a produtos, entre outros. Tudo isso é de sua responsabilidade como embarcador e dono da carga. Para que contratempos não ocorram, é preciso que você garanta que tudo que é de sua responsabilidade foi cumprido, antes mesmo que ocorra a retirada por parte da empresa de transportes. E não esqueça: o culpado, aos olhos do cliente, continua sendo você.

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Just-in-time – tempo também é dinheiro para o transportador

É evidente hoje, sob o ponto de vista dos departamentos de suprimentos, produção e também logística de grandes empresas o conceito difundido de just in time, tanto nas relações com fornecedores de matérias-primas, quanto na distribuição e nas entregas a clientes. Os ganhos de produtividade são grandes e, em geral, maiores ainda as economias de custo com número de viagens, estoques, contratos, etc. Contudo, as vantagens da proliferação do sistema na logística também beneficiam, ainda que muitas vezes de forma indireta, a transportadores, empresas de frete e mesmo caminhoneiros independentes.

Uma definição rápida para Just in Time seria uma estratégia sob a qual nenhum bem é produzido, transportado ou mesmo consumido antes de um determinado momento. Os principais ganhos do processo estão relacionados à eliminação de estoques desnecessários – de produtos finais ou insumos – mas não param por aí. Com volumes de entrega em geral menores e atrelados diretamente ao consumo dos bens transportados, o processo se torna mais rápido. Para transportadoras e caminhoneiros, o fato dos produtos entregues irem direto para uso evita esperas em filas e burocracia na descarga – com isso, mais viagens são possíveis em um tempo menor. Em outras palavras: o caminhoneiro que atua em um mercado de logística mais racional consegue realizar mais entregas em um tempo menor –  o que significa melhores ganhos, mas com uma rotina de trabalho não tão puxada.

Uma outra vantagem para o transportador é o poder de barganha na hora de negociar novos contratos e fretes – como entregas estão vinculadas a horários e datas muito específicos, seu valor individual tende a ser mais alto. É claro que não pode “dar furo”, por isso vale a dica: estime seus horários de entrega e tempos de deslocamento com boa margem de erro, para evitar problemas com entregas just in time.

Menor tolerância

Como é de se esperar, no entanto, transportadoras e profissionais que busquem ou optem por esse mercado devem ter em mente que a tolerância para imprevistos, atrasos e quaisquer problemas em geral é muito menor quando você atua nesse segmento. Entregas estão vinculadas a prazos apertados, não admitindo grandes variações e exatamente por isso muitos contratos do gênero preveem multas, ressarcimentos ou punições de outra natureza às transportadoras que não atenderem às especificações de horário para as entregas. Olho no relógio!