Quando o assunto é gestão, muitas estratégias são sugeridas para você organizar o seu dia a dia. Entre as possibilidades está a Matriz GUT, uma ferramenta que permite tomar decisões inteligentes, pois ajuda a identificar o que é prioridade e deve ser resolvido de imediato. Ou seja, de forma racional auxiliar na decisões da empresa. Tem este nome pois suas iniciais significam:
- G – gravidade,
- U – urgência,
- T – tendência.
Os responsáveis por criar a Matriz GUT são Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois grandes especialistas em assuntos organizacionais.
Quer saber mais sobre o assunto? Confira o conteúdo que preparamos para tirar todas as dúvidas e ajudar nos desafios profissionais.
Porque a Matriz GUT é importante
É com o auxílio da Matriz GUT que se torna possível executar o planejamento estratégico ou, então, visualizar melhor prioridades em análises SWOT, Ciclo PDCA, 5W2H ou Diagrama de Ishikawa.
A planilha de priorização de problemas permite uma visão geral das questões. Além disso, indica o que merece atenção imediata para que você não se perca em impasses menores ou que permitem uma tolerância maior de tempo para serem resolvidos.
Os conceitos da Matriz GUT
Gravidade, urgência e tendência são as três classificações as quais você terá que analisar as problemáticas. Ou seja: a gravidade do problema, a urgência para que seja resolvido, e a tendência dele piorar conforme o tempo for passando. Seja qual for a questão, do estoque, logística ou administrativo, a Matriz GUT pode ajudar você.
Para cada categoria é necessário atribuir números de 1 a 5, sendo 1 menos relevante e 5 muito relevante.
Gravidade
A gravidade deve ser classificada de acordo com o impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Um problema grave pode, por exemplo, deixar seus clientes sem acesso ao seu sistema, criando uma imagem negativa sobre o seu negócio.
A pontuação da gravidade deve ser da seguinte maneira:
1 – sem gravidade: para danos leves, que podem ser vistos como danos secundários;
2 – pouco grave: danos de nível mínimo;
3 – grave: danos regulares;
4 – muito grave: caso o problema venha a provocar grandes danos à empresa;
5 – extremamente grave: danos considerados irreversíveis, ou seja, têm total prioridade para resolutiva, antes que seja tarde demais.
Urgência
Já a urgência deve ser analisada de acordo com o tempo que você precisa para resolver a questão. Se envolve, por exemplo, a satisfação do cliente, pode ser definido como urgente.
Assim como as modificações de software que envolvem mudanças na lei, por exemplo. A pontuação da urgência é definida da seguinte forma:
1 – pode esperar: não há pressa imediata para resolver;
2 – pouco urgente: ainda não exigem solução imediata, mas devem ser observados e não postergados em excesso;
3 – urgente: precisa de atenção a curto prazo, devem ser solucionados logo que possível;
4 – muito urgente: quanto antes resolver melhor;
5 – precisa de intervenção imediata: resolver agora mesmo, para não perder o controle da situação.
Tendência
A última classificação é a tendência. Ela deve ser analisada pela tendência de evolução do problema. Se ele não for resolvido, qual a probabilidade de se tornar maior e mais complexo com o passar do tempo?
A pontuação devem seguir os critérios:
1 – não irá mudar: o problema pode desaparecer ou não causar dano à empresa;
2 – irá piorar a longo prazo: se não receber a devida atenção, pode crescer de forma lenta;
3 – irá piorar a médio prazo: o problema permanece se nada for resolvido;
4 – irá piorar a curto prazo: a questão merece atenção para não se agravar a curto prazo;
5 – irá piorar rapidamente: é necessário dar atenção imediata para não se tornar irreversível.
Matriz GUT na prática
É hora de colocar em prática os conceitos que explicamos sobre a Matriz GUT. Por isso, vale seguir um passo a passo para iniciar o uso dessa ferramenta.
1º Faça uma lista dos problemas necessários para resolver;
2º Elabore uma planilha com a classificação de cada um dos problemas e as variáveis de gravidade, urgência e tendência;
3º Atribua nota a cada um, na escala de 1 a 5;
4º Multiplique as 3 notas e, conforme o resultado, monte o ranking dos principais problemas;
5º Analise quais são seus pontos mais fracos entre os principais problemas, até para prevenir a repetição futura das mesmas questões;
6º Crie um plano de ação, nomeando responsáveis para resolver cada problema, com data marcada para finalizar cada ação.
Agora que você já sabe o que é a Matriz GUT, vale organizar suas demandas e questões com a ajuda dessa poderosa ferramenta! Outros conteúdos relevantes também estão disponíveis no Blog da CARGOBR. Vem conferir!