Cotação de fretes na realização de eventos
Organizar um evento só parece algo corriqueiro para quem está de fora. Nos bastidores, dezenas de pessoas se desdobram e dúzias de fornecedores trabalham em conjunto para garantir que tudo esteja no lugar na data e hora corretas, caso contrário o evento pode ser um fracasso. Em meio a um cenário no qual tudo é urgente e nem todos os recursos vêm de um mesmo lugar, ou podem ser entregues de forma conjunta, a logística é um grande desafio, que além de acionar muitas transportadoras e profissionais, consome dias (e noites) de planejamento. Em outras palavras: logística de eventos não é para os fracos!
Em algumas feiras e eventos os custos de transportes, carga e descarga e montagem do material chegam a até 50% do total de desembolsos – nesse cenário, qualquer erro pode ser fatal e a menor economia representa uma margem maior de lucro na realização do evento. A cotação de fretes online, como a oferecida pela CARGOBR, abriu novas perspectivas para esse mercado, ampliando a base de fornecedores e possibilitando a organizadores localizar boas ofertas de transporte, mesmo com prazos apertados. Assim mesmo, algumas dicas na hora de planejar a logística de seu evento nunca são demais:
- Faça a cronometragem e também meça os tempos de montagem, desmontagem e deslocamento dos aviões ou caminhões até o local de realização do evento. Mantenha todos esses tempos anotados e extrapole um pouco a margem, prevendo eventuais atrasos e imprevistos.
- Não misture cargas distintas. Cada material possui peculiaridades na hora do transporte e, no caso de eventos, há muitos materiais frágeis, que exigem transporte especial, ou fora de especificação, com dimensões que podem causar problemas na hora da carga ou descarga. Na dúvida, agende dois fretes diferentes.
- Priorização é o segredo de um bom evento. Há materiais que, mesmo no caso de uma eventualidade, possibilitam improvisos. Outros têm de chegar de qualquer maneira, caso contrário podem até mesmo comprometer a ocorrência do evento. Para tudo o que for essencial, tente garantir tratamento especial e uma chegada com grande antecipação ao local. Urgência é algo com que organizadores de eventos sempre têm de trabalhar, mas o quanto menos urgente e desesperada uma operação puder ser, melhor.
- Trabalhe sempre com a possibilidade de tudo dar errado. Nossas estradas são imprevisíveis e, mesmo no caso de excelentes transportadoras, atrasos podem vir a ocorrer. Planeje-se para agir no caso de acidentes, paradas, bloqueios de estradas e outros acontecimentos que possam impedir a entrega de seu material em tempo.
