Por que a "surpresa" na hora de pagar o frete?

Muitos embarcadores e clientes que precisam fazer remessas esporádicas de produtos sempre se perguntam: por que a surpresa na hora de pagar pelo frete? Os valores da cotação foram uns, mas os valores que no final acabam sendo faturados são sempre mais caros. Por que isso acontece?

Em primeiro lugar, não é sempre que isso ocorre. É bem verdade que algumas taxas e cobranças adicionais impostas por transportadoras muitas vezes surpreendem clientes, mas esses casos são uma exceção. A maioria das transportadoras trabalha com tabelas de frete que têm como prever com razoável exatidão o custo final do serviço de transporte. Erros também ocorrem por parte da transportadora, mas novamente, eles são uma exceção – no geral é possível prever os custos de frete com precisão.

Então qual seria o motivo para a discrepância? Bem, não vá ficar chateado – mas na maioria das vezes é você mesmo…

Cuidado na hora de preencher

Seja em serviços de cotação de fretes online, como é o caso da CARGOBR, ou pessoalmente junto a transportadoras, você cliente sempre tem de informar a natureza do que pretende transportar e, principalmente, as dimensões e o peso da carga. Esses dados serão essenciais para calcular o quanto você irá “ocupar” em caminhões que trabalham com cargas fracionadas, ou seja, o peso cubado de sua mercadoria, calculado com a fórmula padrão de cubagem.

Não se trata de má fé, na maioria das vezes, contudo é necessário que você meça com exatidão as dimensões da caixa ou produto que pretende embarcar. Qualquer erro nas medidas levará a preços e cotações que não corresponderão à realidade após a coleta do volume. O mesmo com o peso – sempre, ao menos para mercadorias cujo peso não vem discriminado, pese a mercadoria antes mesmo de preencher formulários para pesquisar fretes. Com as transportadoras, o mesmo: sempre informe com exatidão e não tente “ganhar” no arredondamento, ou terá mesmo surpresas na hora de pagar.

Aqui vão então algumas dicas para que você pare de ser surpreendido com o frete que cota online ou junto a transportadoras e possa prever seus custos com mais precisão:

  • Meças as três dimensões sempre – altura, largura e comprimento.
  • No caso de medidas quebradas, sempre arredonde o número para cima, nunca para baixo.
  • Confira as unidades de medida que você usou e faça conversões quando necessário, evitando erros no cálculo do frete.
  • O mesmo com o peso – faça arredondamentos sempre para cima.
  • Pese a mercadoria já com sua embalagem – ou você pode ter discrepâncias por conta disso.
  • Sempre use os mesmos valores que foram aferidos – em formulários online, junto a transportadoras, na hora de emitir uma nota ou mesmo na descrição para o cliente em seu website. Caso contrário, você nunca saberá quando está pagando mais ou menos do que deveria.
  • Confira duas vezes – é melhor ter um pouquinho a mais de trabalho antes do que uma grande e desagradável surpresa depois!

Por que a “surpresa” na hora de pagar o frete?

Muitos embarcadores e clientes que precisam fazer remessas esporádicas de produtos sempre se perguntam: por que a surpresa na hora de pagar pelo frete? Os valores da cotação foram uns, mas os valores que no final acabam sendo faturados são sempre mais caros. Por que isso acontece?

Em primeiro lugar, não é sempre que isso ocorre. É bem verdade que algumas taxas e cobranças adicionais impostas por transportadoras muitas vezes surpreendem clientes, mas esses casos são uma exceção. A maioria das transportadoras trabalha com tabelas de frete que têm como prever com razoável exatidão o custo final do serviço de transporte. Erros também ocorrem por parte da transportadora, mas novamente, eles são uma exceção – no geral é possível prever os custos de frete com precisão.

Então qual seria o motivo para a discrepância? Bem, não vá ficar chateado – mas na maioria das vezes é você mesmo…

Cuidado na hora de preencher

Seja em serviços de cotação de fretes online, como é o caso da CARGOBR, ou pessoalmente junto a transportadoras, você cliente sempre tem de informar a natureza do que pretende transportar e, principalmente, as dimensões e o peso da carga. Esses dados serão essenciais para calcular o quanto você irá “ocupar” em caminhões que trabalham com cargas fracionadas, ou seja, o peso cubado de sua mercadoria, calculado com a fórmula padrão de cubagem.

Não se trata de má fé, na maioria das vezes, contudo é necessário que você meça com exatidão as dimensões da caixa ou produto que pretende embarcar. Qualquer erro nas medidas levará a preços e cotações que não corresponderão à realidade após a coleta do volume. O mesmo com o peso – sempre, ao menos para mercadorias cujo peso não vem discriminado, pese a mercadoria antes mesmo de preencher formulários para pesquisar fretes. Com as transportadoras, o mesmo: sempre informe com exatidão e não tente “ganhar” no arredondamento, ou terá mesmo surpresas na hora de pagar.

Aqui vão então algumas dicas para que você pare de ser surpreendido com o frete que cota online ou junto a transportadoras e possa prever seus custos com mais precisão:

  • Meças as três dimensões sempre – altura, largura e comprimento.
  • No caso de medidas quebradas, sempre arredonde o número para cima, nunca para baixo.
  • Confira as unidades de medida que você usou e faça conversões quando necessário, evitando erros no cálculo do frete.
  • O mesmo com o peso – faça arredondamentos sempre para cima.
  • Pese a mercadoria já com sua embalagem – ou você pode ter discrepâncias por conta disso.
  • Sempre use os mesmos valores que foram aferidos – em formulários online, junto a transportadoras, na hora de emitir uma nota ou mesmo na descrição para o cliente em seu website. Caso contrário, você nunca saberá quando está pagando mais ou menos do que deveria.
  • Confira duas vezes – é melhor ter um pouquinho a mais de trabalho antes do que uma grande e desagradável surpresa depois!

Como cumprir com prazos de entrega

Você, como embarcador, geralmente credita às empresas de carga a responsabilidade por atrasos ou pelo não cumprimento de prazos de entrega com seu cliente. Muitas vezes a culpa é mesmo da transportadora, mas você pode estar operando da forma errada ou deixando de se resguardar em relação àquilo que você promete para sua clientela. No final das contas, seu cliente verá sempre em você o culpado, e não na transportadora. Por isso mesmo, é de sua responsabilidade garantir que entregas cumpram prazos e, no caso de eventualidades, oferecer ao cliente alternativas viáveis para contornar a situação.

Mas como você pode cumprir melhor seus prazos de entrega e evitar conflitos, tanto com o cliente quanto com as transportadoras? A CARGOBR separou algumas dicas para lhe ajudar nessa tarefa.

Transparência e informação

Seja claro sobre os prazos de entrega previstos e estabelecidos, informando o cliente propriamente a respeito dos mesmos e alertando-o para a existência de possíveis eventualidades, no caso de greves, rotas mais complicadas ou problemas em relação à produção ou expedição. Faça o mesmo com a transportadora – o prestador de serviços precisa saber exatamente quais os prazos e condições envolvidas, até mesmo para que possa atender o frete de modo satisfatório e disponibilizar os recursos necessários.

Seja realista

Não prometa prazos de entrega que você não possa cumprir, ou avalie “de cabeça” os prazos sem haver cotado e averiguado as possibilidades junto às transportadoras que você pretende contratar. Muitos atrasos ocorrem porque embarcadores se comprometem a entregar itens a seus clientes em prazos irreais, que as transportadoras simplesmente não têm como cumprir.

Estabeleça médias

Os prazos de entrega devem seguir uma lógica e nada melhor, nesse caso, do que registrar e utilizar dados e médias construídos sobre entregas já realizadas para se chegar a prazos mais realistas e precisos, bons para o cliente, para você e também para a transportadora. Só é possível saber se um prazo é realmente razoável após algumas experiências. Transportadoras já o fazem, mas tanto melhor se você manter seu próprio controle.

Agilize o que é de sua responsabilidade

Muitos atrasos também ocorrem em razão da falta de documentos, mercadorias mal embaladas ou acondicionadas, descrições erradas e incompletas em relação a produtos, entre outros. Tudo isso é de sua responsabilidade como embarcador e dono da carga. Para que contratempos não ocorram, é preciso que você garanta que tudo que é de sua responsabilidade foi cumprido, antes mesmo que ocorra a retirada por parte da empresa de transportes. E não esqueça: o culpado, aos olhos do cliente, continua sendo você.

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Acabe com os atrasos no embarque e desembarque

Acabe com os atrasos no embarque e desembarque

Pode parecer coisa rápida, mas os atrasos e a demora no embarque e desembarque de mercadorias pode causar grandes transtornos e comprometer operações inteiras. Há, no entanto, uma série de medidas razoavelmente simples que você pode tomar de modo a evitar inconvenientes e agilizar suas rotinas de carregamento e descarga de caminhões e outros veículos. Também é preciso evitar desperdícios com práticas errôneas, o que só pode ser conseguido com disciplina e precisão. Veja a seguir como ganhar produtividade, reduzir desperdícios e tornar essas tarefas mais eficientes para sua empresa.

Treinamento

Eis o primeiro item obrigatório para quem quer operações de embarque e desembarque impecáveis. O manuseio, de operadores ou por meio de equipamentos, deve seguir regras e padrões bem definidos, de modo a ampliar a produtividade. Mas isso só é possível se você disser e ensinar os operadores a proceder da forma correta. Crie procedimentos de trabalho nas áreas de carga e descarga e, se possível, vá aos poucos implementando metas de eficiência e produtividade. Assegure que todos os funcionários saibam manusear corretamente não apenas as máquinas e equipamentos, mas também as respectivas embalagens de cada produto, evitando quebras, acidentes ou falha nos cálculos na hora de acomodar a mercadoria.

Cronometragem

Tarefas padronizadas também podem ter tempos padronizados. Após treinar sua equipe e dispor dos equipamentos e processos adequados, é hora de estabelecer metas de tempo para cada atividade. Não seja taxativo – dê algumas margens para que os funcionários possam trabalhar em busca da meta, mas não sob pressão constante. Mantenha controles desses tempos e, posteriormente verifique se eles coincidem com a qualidade da entrega, tanto em termos de prazos quanto em relação a desperdícios e problemas.

Maquinário

E por falar em equipamentos, como é que você quer cobrar prazos e produtividade de sua equipe se está relaxando na manutenção dos equipamentos que eles utilizam? Garanta que todos os equipamentos e máquinas de apoio estejam em condições de uso, acione garantias e assistências técnicas quando necessário e permita a utilização apenas por operadores autorizados e treinados conforme recomendações do fabricante.

Etiquetagem

A etapa de etiquetagem de produtos é essencial para agilizar, ou prejudicar tremendamente o pessoal de embarque e desembarque. Verifique se etiquetas, selos e o controle de picking, entrada e saída de mercadorias está funcionando corretamente. Caso haja problemas, imediatamente oriente o pessoal de carga e descarga sobre como proceder.

Conversa sempre resolve

Outros problemas podem surgir e atrapalhar o embarque e desembarque de produtos. Você mal ficará sabendo de alguns deles até ser tarde demais, a menos que você realize uma tarefa que exige extremo bom senso e preparo por parte de um administrador: ouvir sua equipe. O pessoal que opera diariamente a carga e descarga, até por ter contato direto e ininterrupto com a área, pode alertar você sobre problemas “invisíveis” e até mesmo sugerir soluções para eles.

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Preocupado em ser uma empresa verde?

Preocupado em ser uma empresa verde?

Ser uma empresa verde nos dias de hoje, além de possibilitar a redução do chamado “carbon footprint”, que em uma tradução livre poderia ser “rastro de poluição”, também pode levar à redução de custos. Contudo, a estratégia de uma empresa verde não pode se restringir ao seu próprio processo de produção ou trabalho, é preciso encontrar também fornecedores que sigam os mesmos valores, ou ao menos estejam dispostos a segui-los. São poucas as transportadoras hoje no Brasil com esse tipo de preocupação, mas você, como cliente, pode sugerir algumas mudanças simples, que podem inclusive trazer novos clientes para seus parceiros em logística.

É claro que, por parte das transportadoras, o investimento constante em caminhões e veículos que atendam às mais recentes normas de emissão de poluentes é necessário, mas você pode sugerir algumas alternativas bem mais baratas e de rápida implantação também.

Treinamento

Principalmente entre condutores, empresas transportadoras podem realizar treinamentos e sessões que instruam esses colaboradores sobre como reduzir o consumo não apenas de combustíveis, mas também de lubrificantes, pneus e outros componentes derivados do petróleo. Os ganhos não atendem apenas ao desejo de tornar a transportadora também uma empresa verde, mas reduzem gastos com peças de reposição, revisões, consumo de combustíveis e lubrificantes e até aumentam a vida útil do veículo.

Ajustes mecânicos

Motores mal regulados e com problemas são ainda um dos maiores causadores do excesso de emissões em veículos de passeio, como demonstrou o “Controlar” em São Paulo, por muitos anos. Por que seria diferente com caminhões? Revisões frequentes e ajustes feitos por profissionais podem reduzir o consumo de óleos e combustíveis, além de ampliar o índice de filtragem do motor e reduzir a queima de lubrificantes, atenuando as emissões do veículo. Do mesmo modo, combustíveis devem ser sempre checados em busca de possíveis adulterações, e o óleo combustível utilizado deve ser sempre aquele indicado pelo fabricante.

Excesso de carga

Levar carga em excesso em carretas e caminhões, além da possibilidade de multas, também eleva o consumo e aumento o nível de emissão de poluentes. Não trabalhe com transportadoras que excedam ou trabalhem muito próximo ao limite de carga em todas as suas viagens. Os ricos que já existiam, de perda da carga, também incluem o excesso de poluentes.

Contabilizando os ganhos

Também é preciso ensinar à transportadora como contabilizar os ganhos, principalmente financeiros, provenientes da adoção de políticas mais sustentáveis em sua frota. Acompanhar não apenas a redução do consumo de combustíveis e emissão de poluentes, mas também os períodos de reposição de peças, vida útil média dos veículos e, porque não, até mesmo impactos na saúde do funcionário.

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