Ajuda humanitária: A logística de fazer o bem

Imagine receber milhares de diferentes produtos e equipamentos de centenas de fontes de todos os Estados Unidos e não saber o que cada remessa conterá até a chegada no seu armazém.

Pode soar como um pesadelo de supply chain, mas isso é normal para a MedShare, uma organização sem fins lucrativos localizada em Decatur, Georgia, Estados Unidos, que recupera e redistribui equipamentos e suprimentos médicos excedentes.

Organização sem fins lucrativos MedShare distribui suprimentos médicos recuperados para lugares necessitados.

Remessas de abastecimento na MedShare podem incluir até 25.000 códigos diferentes. Voluntários e funcionários classificam os produtos entregues pelas transportadoras a cada dia, inserem os dados no inventário e alocam espaço no armazém para guardar os itens. Então eles escolhem e empacotam os itens em pedidos customizados, fazem o carregamento dos containers e enviam para até 80 países em desenvolvimento, onde beneficiários podem ter conhecimento limitado sobre desembaraço aduaneiro e logística. Somando-se a complexidade, ainda há a necessidade urgente de enviar suprimentos em resposta a situações de vida ou morte, como no terremoto de janeiro de 2010 no Haiti.

“Nosso maior desafio é que não sabemos que produtos teremos ou quando nós vamos consegui-lo,” diz Rob Oviatt, gerente de operações na MedShare. “É como estar debaixo de uma cachoeira e tentar direcionar a água em baldes diferentes”.

TEMPO DE RECUPERAÇÃO

Os fundadores A.B. Short e Bob Freeman organizaram a MedShare em 1998 para atender as necessidades básicas de cuidados de saúde das populações carentes no mundo todo, e a ameaça ambiental representada por resíduos médicos. A missão da organização é recuperar suprimentos médicos com possibilidade de uso que, de alguma forma, foram descartados, a fim de salvar vidas.

Até hoje, a MedShare doou mais de 70 milhões de dólares em suprimentos médicos e equipamentos e foram enviados mais de 560 containers para hospitais e clínicas de países em desenvolvimento. Além disso, a MedShare equipou mais de 1.000 equipes médicas internacionais com mais de 2,3 milhões de dólares de suprimentos. Noventa e seis por cento das receitas da MedShare vão para os serviços do programa — sendo o restante apenas gasto na administração e captação de recursos. Este modelo só é possível por causa de uma equipe enxuta, complementada por muitos voluntários e doações generosas.

De uma origem humilde, que começou com uma operação individual num espaço doado de um armazém, a MedShare cresceu e se tornou uma organização nacional que inspirou uma série de iniciativas semelhantes. Hoje, a organização opera dois centros de distribuição: um armazém de 50.000 metros quadrados em Decatur, fora de Atlanta e um centro de 34.000 metros quadrados em San Leandro, Califórnia, perto de São Francisco.

A MedShare trabalha com hospitais, clínicas, fabricantes, distribuidores, organizações não-governamentais (ONGs) e indivíduos para recuperar e reciclar materiais tais como luvas, kits médicos-cirúrgicos, instrumentos cirúrgicos, estetoscópios, cadeiras de rodas, camas hospitalares, monitores de paciente e esterilizadores — praticamente todo o tipo de produto de atendimento, exceto remédios que precisam ser prescritos.

AGÊNCIA DE COBRANÇA

A MedShare foi pioneira no conceito de compartimento de lixeiras quando começou a parceria com hospitais da área de Atlanta. Hospitais geram uma enorme quantidade de lixo, muito disso de suprimentos não utilizados. O paciente internado paga por um suprimento assim que ele entra no quarto, mesmo que não seja usado e, pela lei, esse suprimento não pode ser reutilizado. Para muitos procedimentos, os funcionários dos hospitais usam kits médicos-cirúrgicos que contêm vários itens embalados separadamente, sendo que alguns deles não chegam a ser utilizados. Antes da MedShare, esses valiosos suprimentos eram jogados no lixo.

Os hospitais reconheceram que, além de desperdício de material, a prática estava causando aumento dos custos de eliminação de resíduos médicos. Os suprimentos descartados são tratados como um fluxo diferenciado e devem ser destruídos por incineração para garantir a maior proteção contra contaminação.

Trabalhando com funcionários e administradores hospitalares, a MedShare ajudou a desenvolver uma cultura de reciclagem através de lixeiras estrategicamente localizadas, que uma transportadora da MedShare recolhe semanalmente.

Alguns hospitais na Califórnia estão até começando a pagar a MedShare pelo serviço de reciclagem. “No começo, recolhemos gratuitamente para obter o suprimento, mas depois do sucesso das coletas pagas da Califórnia, estamos tentando replicar esse processo na Geórgia,” diz Oviatt.

Além de coletar materiais de hospitais, MedShare depende muito do apoio de outras ONGs, distribuidores e fabricantes de suprimentos médicos. A maior parte dos materiais coletados a partir destes doadores são produtos cosméticos ou fruto de embalagem danificada, itens descontinuados e sobra de estoques.

GESTÃO DE ESTOQUES

A MedShare precisava de uma solução de software específica para seu modelo exclusivo de logística. “Temos esse sistema de inventário desde 2006, chamado Primarius – recuperação de suprimentos médicos, inventário e ferramenta de gestão contábil da folha de pagamento – fornecido pela ECCA Soluções de Negócios e Folha de Pagamento,” Oviatt explica. “A ECCA elaborou um programa personalizado para nós, porque gerenciamos um inventário em um nível de caixa, não no nível de paletes.”

As doações das lixeiras de hospital vão para os armazéns da MedShare, enquanto que pacotes, caminhões, cargas fracionadas chegam via transportadoras comuns e frotas de doadores corporativos.

“Geralmente, os remetentes pagam o frete, a menos que seja um produto que precisamos urgentemente, e eles não podem pagar,” diz Oviatt. “Em seguida, lançamos em nosso orçamento de pequenos transportes.”

Cerca de 1.000 a 1.200 voluntários mensais trabalham em um grande escritório, que tem temperatura controlada e separado do armazém, classificando itens por categorias de nível de caixa.

Depois da classificação, são inseridos códigos de produto e os números de caixa no sistema Primarius. A empresa usa códigos de barra apenas em rótulos de caixa, mas tem planos de comprar scanners de mão.

O Primarius possui um aplicativo baseado em Web que lista material médico disponível. Destinatários qualificados utilizam o sistema de encomendas e podem colocar equipamentos biomédicos, que não estão listados no site, em sua lista de desejos. A empresa acessa essa lista de desejos e manda os equipamentos assim que possível.

TUDO EM ORDEM

Na sede da Decatur, Amanda Paniagua, gerente de distribuição na MedShare, assegura que os destinatários tenham isenção de imposto e que a documentação está em ordem. Todos os containers são classificados como ajuda humanitária, para que o destinatário seja capaz de importar para o seu país com isenção de tributos.

Mas o transporte humanitário é bem diferente de logística comercial, onde os destinatários são experientes em despachos aduaneiros e transporte de containers.

“Trabalhamos com pessoas que têm pouca ou nenhuma experiência com alfândega ou logística,”, diz Paniagua. “A prioridade deles é salvar vidas, e muitas vezes não têm tempo ou conhecimento para trabalhar com despachantes e formalidades burocráticas.”

“Apesar de todos nossos esforços, o pior cenário é ter um container que chega ao porto e o destinatário não atendeu um requisito importante do governo,” acrescenta.

MedShare, no entanto, com o apoio de empresas de logística como a Missionary Expediters, uma empresa com mais de 50 anos de experiência, especializada no trabalho com um grande número de organizações voluntárias privadas para mandar a carga até os confins do mundo.

“Nossas operadoras logísticas são especialistas em remessas de ajuda humanitária,”, diz Paniagua. “Eles têm contatos e podem negociar tarifas mais atraentes com transportadoras marítimas. Cada container que enviamos tem algum tipo de patrocinador para cobrir os custos de transporte. Até mesmo algumas transportadoras marítimas fazem transporte gratuito.”

Geralmente, a MedShare manda containers de 1,20 metros, sem desperdícios de espaço. Os destinatários muitas vezes são responsáveis pela transferência do porto até o ponto de distribuição, mas às vezes os patrocinadores cobrem os custos.

A missão primária da MedShare é a provisão a longo prazo de envios de containers para sustentar o abastecimento de suprimentos, mas nos últimos anos ela foi cada vez mais requisitada para emergências, que ocasionalmente necessitam de frete aéreo.

“Enviamos 19 containers para o Haiti e eles foram todos de cargas personalizadas,” diz Oviatt. “Foi um problema que vimos que nós poderíamos ajudar, então nós nos esforçamos muito.”

O modelo da MedShare de doação tem ajudado a salvar inúmeras vidas, a aliviar a dor e prevenir doenças em países em desenvolvimento. É um exemplo brilhante de esforço logístico no seu melhor.

admin
thiago.paim@cargobr.com
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